Chuyên viên Văn thư – Hà Nội

1. Quản lý và sử dụng con dấu Hội sở:

• Tiếp nhận/Kiểm tra thông tin/Hướng dẫn Đơn vị bổ sung nội dung Tờ trình đề xuất.
• Yêu cầu Nhà cung cấp khắc mẫu dấu, gửi Đơn vị xác nhận.
• Trình Giám đốc Phòng HCQT, Phòng PCTT ký xem xét và Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Tờ trình và mẫu dấu mới.
• Liên hệ đặt/Nhận bàn giao con dấu mới từ Nhà cung cấp.
• Thực hiện thủ tục bàn giao con dấu cho Đơn vị đề nghị.
• Thanh toán chi phí; Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu của Hội sở.
• Ghi số, đóng dấu văn bản thuộc Hội sở.
• Nhập liệu văn bản đóng dấu Hội sở.

2. Quản lý và phát hành Công văn đến/đi:

• Tiếp nhận công văn đến.
• Phân loại, lấy số công văn đến.
• Trình xử lý cho cấp có thẩm quyền.
• Nhận phản hồi và phát hành công văn đến (trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên DocMan).
• Lưu trữ và truy lục khi có yêu cầu.
• Công văn đi:
• Tiếp nhận công văn đi của các phòng ban Hội sở, kiểm tra văn bản trước khi lấy số theo quy định.
• Lấy số văn bản, trực tiếp phát hành văn bản theo yêu cầu (phát hành trực tiếp, fax, EMS, phát hành trên Docman …).
• Tháo gỡ các văn bản khi có chỉ đạo của Lãnh đạo.
• Kiểm tra việc phát hành và nhận văn bản (của các đối tượng liên quan).
• Báo cáo phát hành văn bản trên chương trình Docman đến Ban Lãnh đạo.
• Thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định, truy lục khi có yêu cầu.
• Đóng dấu HẾT HIỆU LỰC đối với văn bản (fiel giấy + file scan) không còn hiệu lực và cập nhật lại file scan trên chương trình Docman khi có Quyết định do HĐQT/Tổng Giám đốc ký ban hành.
• Thực hiện thủ tục hủy văn bản đúng quy định của Ngân hàng, của pháp luật.
• Thường xuyên cập nhật, đề xuất hủy văn bản đã hết niên hạn lưu trữ (nếu có) trình Giám đốc Phòng.
• Tiếp nhận, xử lý và phản hồi thông tin có liên quan.

3. Phát hành Lệnh điều động công tác/Giấy giới thiệu:

• Tiếp nhận thông tin yêu cầu/ghi nhận/trình Tổng Giám đốc phê duyệt Lệnh điều động công tác, Giấy giới thiệu.
• Đăng ký vào sổ/ghi số và cung cấp cho bộ phận yêu cầu.

4. Lưu trữ hồ sơ (không bao gồm chứng từ kế toán) tại Hội sở:

• Lưu trữ hồ sơ theo quy định. – Quản lý, bảo quản kho lưu trữ hồ sơ. – Thực hiện truy lục theo yêu cầu khi có chỉ đạo của Giám đốc Phòng.

5. Quản lý Chương trình Docman:

• Thực hiện phân quyền xem văn bản trên chương trình Docman đối với Nhân viên tân tuyển. – Giải đáp thắc mắc liên quan đến việc phân quyền xem văn bản trên Docman.

6. Hỗ trợ giới thiệu mẫu chữ kỹ và mẫu dấu Đơn vị kinh doanh:

• Tiếp nhận/kiểm tra Tờ trình và Thông báo giới thiệu chữ ký. – Trình Giám đốc Phòng ký xem xét, Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. – Ghi nhận sổ theo dõi/ghi số văn bản/đóng dấu/chuyển trả Đơn vị yêu cầu.

7. Công việc khác:

• Thực hiện báo cáo công việc liên quan theo định kỳ hoặc đột xuất. – Thực hiện các công việc khác theo phân công của các Cấp Quản lý.

• Yêu cầu có kinh nghiệm ít nhất 1 năm vị trí văn thư tại các ngân hàng
• Tốt nghiêp: Chuyên ngành: Hành chính quản trị, Quản trị kinh doanh, Luật, …
• Vi tính: Sử dụng thành thạo các chương trình vi tính văn phòng (word, excel, powerpoint…).
• Hiểu biết các văn bản pháp luật, quy định của Nhà nước có liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn.

• Được tham dự các lớp đào tạo nhà quản lý chuyên nghiệp để phát triển nghề nghiệp.
• Chế độ phép năm, lễ, tết, bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe theo quy định pháp luật.
• Được hỗ trợ chi phí trang điểm đối với nhân viên nữ, quà tặng ngày 8/3,…
• Được thưởng hiệu quả kinh doanh, các khoản chi bổ sung theo kết quả hoạt động của đơn vị và kết quả công việc của cá nhân.
• Lương tháng 13, các khoản thưởng năm, lễ, tết theo tình hình thực tế của Ngân hàng.